Organisieren Sie sich bereits optimal?

Planen und Arbeiten

Priorisieren schafft Überblick
  • Aus der Ameisenperspektive assoziieren: ABC Liste mit Aufgaben, dann Kategorisieren, Hierarchisieren, evtl. Visualisieren
  • Was ist wirklich wichtig? Zuerst aus der Adlerperspektive schauen. Dringendes ist selten wichtig, Wichtiges sollte gar nicht erst dringend werden
  • Wo kann mit wenig Aufwand viel Wirkung erreicht werden? Was braucht viel Aufwand und erzielt wenig Wirklung? (Pareto)
  • Mit der unangenehmsten, am längsten aufgeschobenen Aufgabe beginnen (swallow the frog in the morning)
Planen spart Zeit
  • Kanban Board analog oder digital für mehr Überblick
  • Monoblöcke in der Prime Time (Leistungshoch)
  • Zeitbudget vergeben, evlt. Timer stellen
  • Puffer einplanen für Unvorhergesehenes
  • E-Mail Management und Aufgabenorganisation in Outlook
Arbeiten im Rhythmus
  • selbständig die nächste Aufgabe holen (Pull Prinzip, Kanban)
  • Arbeiten in Blöcken mit kleinen Pausen (Pomodoro)
  • Leistungs-Hoch und Tief berücksichtigen (Chronobiologie)

Koordinieren und Optimieren

Kanban - agiles Office Management
  • Kanban Board: Pull Prinzip bei der Aufgabenverteilung
  • Daily Stand Up: Tägliches, sehr kurzes Meeting vor dem Kanban Board
  • Definition of Done: Jede Tätigkeit ist klar definiert mit Perfektionsgrad und Zeitbudget
Lean Files - schlankes Datei Management
  • digitale Team AVOR immer mit Links und Favoriten
  • Dateien zentral lagern, keine persönlichen Versionen
  • Hol- statt Bringschuld: intern nur Links versenden
Kaizen - ständige Verbesserung
  • my Kaizen - Team Kaizen
  • regelmässig Zeit für Verbesserung reservieren (Inititalaufwand)
  • Fehler sind Feedback und Chance zur Verbesserung, Fehlerkultur etablieren
  • Komplexität reduzieren, Abläufe vereinfachen, Schnittstellen optimieren

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